1. Principe général de l'application

L’application AEFE Innovation soutient le cycle de vie d’une action pédagogique pilote (APP), du projet au suivi d'éxécution.

Le cycle de dépôt d’un projet APP est organisé comme suit :

  • Dépôt d'un projet par le coordinateur responsable de l'APP
  • Etude du projet par le DAF de l'etablissement
  • Etude du projet par le Chef d'etablissement
  • Etude du projet par le Cocac
  • Etude du projet par l'AEFE
  • Décision du service pédagogique et notification aux chefs d’établissement et au Cocac

Le chef d’établissement est le référent de ses personnels en termes d’utilisation de la plateforme et de rédaction des projets et bilans APP. En cas de difficulté il peut contacter l’agence pour le soutenir dans ses démarches via app.aefe@diplomatie.gouv.fr.

2. Guide de gestion des comptes utilisateurs

Attention : Les notifications automatiques transmises par l'application peuvent parfois être dirigées dans les courriels indésirables ( Spams). Merci de procéder à la vérification de ce dossier dans votre boite email avant de nous contacter.

Obtenir des codes d’accès

L’AEFE créé ou met à jour les comptes utilisateurs des postes diplomatiques (COCAC) et des chefs d’établissements une semaine avant l'ouverture de la campagne :

  • La mise à jour d'un compte est l'affectation d'un établissement/ d'une zone, d'une année et d'un rôle, à un utilisateur possédant déjà un compte sur l'application;
    Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser sur la page de connexion de l’application.
  • La création d'un compte, pour les nouveaux arrivants dans le réseau, génère des identifiants de connexion qui sont transmis automatiquement par courriel électronique.

Attention : Pour les personnels qui disposent d’une adresse en @aefe.fr, seule cette dernière sera prise en compte pour la mise à jour ou la création de votre compte. Les notifications et informations relatives à l’application vous y seront envoyées.

Il revient au chef d’établissement de créer ou de mettre à jour les comptes des coordinateurs de projet, du directeur administratif et financier et, le cas échéant, du ou des directeur(s) d'école.

Se connecter à l’application

Se rendre sur http://innovation.aefe.fr/login

  • Entrer votre identifiant
  • Entrer votre mot de passe
  • Valider votre connexion

Les rôles utilisateurs

Les rôles :

Le Coordinateur de projet dépose un projet d’APP  qui comprend un projet pédagogique associé à un budget prévisionnel.

Le Directeur Administratif et Financier vérifie et valide la faisabilité financière du projet d’APP proposé par le Coordinateur de projet.

Le Chef d’établissement vérifie et valide le projet d’APP.

Il revient au Chef d’établissement de :

  • créer ou de mettre à jour les comptes des coordinateurs de projet et du directeur administratif et financier ;

  • le cas échéant, de créer, un compte pour, le ou les directeurs d’école;
    Attribuer le rôle de directeur d'école à un utilisateur (en création ou en modification) consiste à déléguer ses fonctions  de validation sur le périmètre affecté. Si le chef d'établissement souhaite valider tous les projets des écoles qui dépendent de son autorité, il convient d'affecter le rôle de "Coordinateur de projet" aux directeurs d’école.

  • de désactiver les comptes des personnels qui n’exercent plus dans son établissement

Le Poste diplomatique valide le projet d’APP.

L’AEFE examine les projets d’APP.

J’ai oublié mon mot de passe

Si vous avez oublié votre mot de passe il vous suffit de le réinitialiser sur la page de connexion de l’application ; une notification automatique vous sera transmise par courriel.

J’ai oublié mon identifiant

L’identifiant est votre adresse électronique. En cas de doute vous pouvez nous contacter à l’adresse app.aefe@diplomatie.gouv.fr

Je n’ai jamais eu de compte sur  l’application et je n’ai pas reçu de codes de connexion

Les chefs d’établissements et les postes diplomatiques qui ne possèdent pas de compte et/ou n’auraient pas reçu de courriel avec des identifiants le jour de l'ouverure de la campagne peuvent en faire la demande à l’adresse app.aefe@diplomatie.gouv.fr

Comment  créer des accès pour les personnels de mon établissement ?

Un personnel ne dispose pas d’un compte sur la plateforme AEFE Innovation :

Il vous faut alors simplement procéder comme suit :

  • Sélectionner la rubrique « Utilisateurs »
  • Choisir « Ajouter un utilisateur »
  • Renseigner les champs demandés
  • Enregistrer. L’interface vous confirmera que l’utilisateur a bien été créé et celui-ci recevra une notification par courriel avec son identifiant et mot de passe pour se connecter.

Un personnel possède déjà un compte sur la plateforme AEFE Innovation :

Si l’utilisateur dispose déjà d’un compte sur AEFE Innovation, il vous suffit de :

  • Sélectionner la rubrique « Utilisateurs »
  • Choisir « Liste des utilisateurs »
  • Rechercher l’utilisateur voulu grâce au champ de recherche
  • Sélectionner l'identifiant
  • Sélectionner « Prolonger jusqu'à la rentrée prochaine » pour activer le compte

Un utilisateur figurant dans la liste des utilisateurs ne travaille plus dans mon établissement

Si un collaborateur des années précédentes figure dans votre liste d’utilisateur mais qu’il a quitté votre établissement pour de nouveaux horizons, il vous faut désactiver son compte dans votre établissement, sans quoi il pourra selon le rôle dont il dispose participer au processus de validation du projet.

Pour cela vous devez procéder comme suit :

  • Sélectionner la rubrique « Utilisateurs »
    Choisir « Liste des utilisateurs »
  • Repérer l’utilisateur à désactiver
  • Sélectionner l'identifiant
  • Sélectionner « Désactiver pour cette année » pour rendre le compte inactif

Un personnel qui travaillait déjà dans l’établissement l’an passé n’apparait pas dans ma liste d’utilisateurs

Si un utilisateur travaillait déjà dans votre établissement l’an passé et y travaille encore il devrait apparaitre dans votre liste d’utilisateurs. Si ce n’est pas le cas, merci de nous contacter par mail à app.aefe@diplomatie.gouv.fr en expliquant votre problème.

3. Déposer un projet d'APP

Le coordinateur de projet (généralement un enseignant) comme le chef d'établisement peuvent déposer un projet d'Actions pédagogique pilote (APP) en procédant comme suit  :

  • Sélectionner la rubrique « Projets »
  • Choisir « Nouveau projet APP »
  • Renseigner les champs demandés pour le projet pédagogique et valider
  • Renseigner les champs demandés pour le budget prévisionnel
  • Valider votre projet.

Consulter les captures d'écran du formulaire en ligne pour préparer votre saisie

4. Envoyer les bilans pédagogique et financier d'une APP

Le bilan APP est composé d'un volet pédagogique et d'un volet financier. Ces deux éléments, accompagnés de leurs pièces justificatives en haute défintion, doivent être retournés par courriel à app.aefe@diplomatie.gouv.fr au plus tard le 07 juillet 2017.

Formulaires à télécharger :
- Bilan pédagogique - APP retenue au titre de la campagne 2016-2017
- Bilan Financier - APP retenue au titre de la campagne 2016-2017