APO

Définition des rôles

Le coordinateur :

Le coordinateur est la personne qui propose le projet de demande d’APO (volet pédagogique et financier). Il peut être le PRIO, un enseignant, un documentaliste... En aucun cas le chef d’établissement ne peut créer un dossier en tant que coordinateur. Il doit utiliser son propre compte de chef d’établissement.

Le DAF :

Le DAF est la personne qui valide le ou les compte(s) rendu(s) financier(s) de l’année n-1 (si une ou plusieurs dotation(s) a/ont été attribuée(s)) et le budget prévisionnel qui lui est soumis. Il peut modifier ces documents et/ou les créer lui-même.

Le chef d’établissement :

Le chef d’établissement créé les comptes utilisateurs de son établissement (coordinateur et DAF).

Lorsque les profils d'utilisateurs "coordinateur" et "DAF" de l'établissement ont déjà été créés l'an passé, ces profils demeurent actifs pour la campagne 2017. En revanche, si ces utilisateurs ne sont plus dans l'établissement, le chef d'établissement doit désactiver leur compte dans le profil utilisateur. S'il veut créer un nouveau compte utilisateur, le chef d’établissement doit se rendre dans le menu « utilisateurs », sous-menu « Ajouter un nouvel utilisateur ».

Le chef d'établissement peut demander des corrections (volets pédagogique et financier) ou valider les projets qui lui sont soumis par le coordinateur et par le DAF pour ce qui concerne les volets financiers.

Il valide les projets qui lui sont soumis par le coordinateur et le DAF. Ces projets sont alors envoyés à l’AEFE.

Le chef d’établissement peut lui-même créer un projet. Dans ce cas, le ou les compte(s) rendu(s) financier(s) de l’année n-1 (si une ou plusieurs dotation(s) a/ont été attribuée(s)) et le budget prévisionnel doivent être soumis au DAF pour validation. Une fois cette validation effectuée, le chef d’établissement doit ensuite procéder à la validation définitive du projet pour envoi à l’AEFE.

Le SORES :

Le SORES reçoit les projets qui lui sont soumis. Il peut demander des corrections. Les décisions de l’AEFE seront notifiées à l’issue de la campagne.


GUIDE TECHNIQUE

L’onglet « Comptes rendus financiers » : Cet onglet est à renseigner dans le cas où l’établissement a utilisé une subvention APO en 2016.

La fonction « Enregistrer » permet à l’utilisateur de conserver les données renseignées dans l’application lorsqu’il se déconnecte. Lors de la reconnexion, il retrouve les éléments renseignés, sans que ceux-ci aient été soumis à validation.

  1. L’établissement ne demande pas de subvention pour 2017 mais a bénéficié d’une subvention l’année n-1

Le coordinateur peut ajouter un compte rendu financier.

 

Une fois validé, celui-ci est envoyé au DAF qui peut le modifier, demander une correction, le valider.

a- Si la correction est demandée, le compte rendu financier est renvoyé au coordinateur.

b- Si le compte rendu financier est validé, il est envoyé au chef d’établissement.

Le chef d’établissement peut modifier le compte rendu financier, demander une correction, le valider :

c- Si la correction est demandée, le projet est renvoyé au coordinateur

d- Si le compte rendu financier est validé, il est envoyé à l’AEFE.

A noter : Le DAF peut créer de lui-même un compte rendu financier. Dans ce cas, la procédure est identique à b.

Le Chef d’établissement peut créer de lui-même un compte rendu financier. Dans ce cas, il doit demander validation du DAF avant validation définitive et envoi du projet à l’AEFE.

 

  1. L’établissement demande une subvention APO 2017
  1. Création d’un nouveau projet APO

Le coordinateur et le Chef d’établissement peuvent créer un nouveau projet APO.

A-1 : Le coordinateur créé un nouveau projet

Il sélectionne « Ajouter un projet ». Si l’établissement a bénéficié d’une subvention APO l’année n-1, il doit renseigner le compte rendu financier pour pouvoir valider le dépôt de son nouveau projet.

 

Une fois le projet renseigné dans sa globalité, le coordinateur enregistre et passe au plan financier :


 

Une fois renseigné et validé, le budget prévisionnel est transmis au DAF pour validation (processus identique à 1°).

A-2 : Le Chef d’établissement créé un nouveau projet

Procédure identique à celle décrite en A-1.

  1. Validation des projets

La validation finale des comptes rendus financiers et des projets de demandes d’APO revient au chef d’établissement. Pour permettre cette validation finale, les documents doivent au préalable avoir été validés par le DAF.

Les projets sont ensuite transmis au SORES de l’AEFE. Un accusé réception est remis au chef d’établissement. Les décisions prises à l’issue de la commission AEFE seront ensuite communiquées via l’application et par mail.

 

Schémas simplifiés récapitulatifs des différents processus

1) Si pas de demande de subvention pour l’année n, mais subvention reçue l’année n-1

2) Si demande de subvention pour l’année n et subvention reçue pour l’année n-1

3) Si demande de subvention pour l’année n et pas de subvention reçue pour l’année n-1

* Le DAF peut aussi lui-même créer un compte rendu financier.

* Le chef d’établissement peut également créer un compte rendu financier. Il devra dans ce cas le faire valider par le DAF, avant de l’envoyer à l’AEFE.

 

 

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 Schémas simplifiés